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Apostila de Excel - Função PROCV

Função PROCV, procura referência.


No Excel, há possibilidades de se trabalhar com múltiplas funções de várias categorias, por Exemplo: podemos associar uma função de procura de referência com uma função financeira, para encontrarmos um determinado valor, e ainda dentro dessa operação podemos inserir uma função lógica que ajudará principalmente na condição de uma eventual alteração dos valores devido às alterações nas informações que ela pode armazenar.

Em se tratando de lógica e procura de referência, vamos estudar duas das principais funções dessas duas categorias.

Em primeiro lugar vamos saber como funciona a procura de referência de valores. Para isso vamos estudar a fórmula PROCV, por ser mais usada quando se faz uma planilha, principalmente quando queremos buscar informações de outra planilha ou de um campo dentro da mesma tabela.

PROCV age exatamente como uma variável num banco de dados por exemplo. Ela busca a informação e associa ao conjunto de informações de sua atual operação. Para isso basta criar uma planílha com determinados valores, sempre numerando a primeira coluna em ordem crescente, para que PROCV as encontre dentro dessa ordem, caso contrário você receberá uma mensagem ( #NDA ).

PROCV

A sintaxe básica é a seguinte

=PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo)

Valor_procurado é o valor a ser procurado na primeira coluna da matriz. Valor_procurado pode ser um valor, uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto.

Matriz_tabela é a tabela de informações em que os dados são procurados. Use uma referência para um intervalo ou nome de intervalo, tal como Banco de dados ou Lista.

- Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ... , A-Z, FALSO, VERDADEIRO; caso contrário, PROCV pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela não precisará ser ordenada.

- Os valores na primeira coluna de matriz_tabela podem ser texto, números ou valores lógicos.

- Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes.

Procurar_intervalo é um valor lógico que especifica se você quer que PROCV encontre a correspondência exata ou uma correspondência aproximada. Se VERDADEIRO ou omitida, uma correspondência aproximada é retornada; em outras palavras, se uma correspondência exata não for encontrada, o valor maior mais próximo que é menor que o valor_procurado é retornado. Se FALSO, o PROCV encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for encontrada, o valor de erro #N/D é retornado.

Vamos ver um exemplo simples onde PROCV, busca na referência, os dados dos funcionários de uma empresa para uma tabela menor onde os dados possam ser mais bem visualizados individualmente.

Abra um novo documento no Excel e digite os dados a partir da linha "10" da coluna "A" como mostra a figura [6] ou a ilustração abaixo.

OBS: Digite os valores dados na tabela abaixo para facilitar a conferência no resultado final. Inicie na célula A10, mas digite o título na célula B10 e mescle com a célula C10 usando a ferramenta Mesclar centralizar.

Empregados
REGISTRONOMESALARIOCARGO
1Maria 320 Aux. Administrativa
2Joana 400 Secretária
3Pedro 450 Aux. Contábil
4Paulo 2100 Gerente
5José 654 Op. de Micro
6Mário 800 Anal. de Suporte
7Ana 580 >Assis. Vendas
8Lígia 700 Assis. Pessoal
9Luiza 600 Promotora
10Daniel1500 Supervisor

Selecione o intervalo "A10" até "D21" Dê um clique dentro da ferramenta Caixa de nome que fica no canto superior esquerdo da planilha e digite a palavra, empregados.

Agora vamos construir a tabela de consulta de referências começando digitar na segunda linha da coluna "A", ou seja, em A2, os valores da tabela que você contruiu e renomeou como empregados. Na coluna "B" você vai inserir a função que achará os valores referênciais da tabela abaixo. Digite exatamente como mostra a ilustração.

REGISTRO 
NOME  
SALARIO  
CARGO  

Na célula "B2" digite o número 1 (esta será sua célula de referência. Quando quiser procurar dados de outro funcionário, apenas digite o número correspondente.)

Na célula "B3" digite a seguinte fórmula: =PROCV($B$2;empregados;2)       Esta fórmula exibe o nome do empregado de acordo com o número que você digitar na célula B2. Nesta função, o parâmetro; $B$2; representa o vínculo da célula de entrada dos dados referente a sua consulta. O parâmetro; empregados; representa o intervalo dos valores a serem procurados. E o parâmetro 2 representa a coluna da referência dentro do intervalo.

Repita o segundo passo nas células "B4" e "B5" mudando apenas o terceiro parâmetro que é o número da coluna.

OBS: Sempre que existir uma célula de vínculo para uma tabela, na função, use os sinais $Letra$ para que a referência deste vínculo não mude. Exemplo: $B$2

Com esta função é possível fazer outro tipo de seleção para achar os valores.

Clique no menu Exibir, Barra de ferramentas, em seguida clique em formulário. Ao exibir a barra de ferramenta formulário, clique em Caixa de combinação clique em qualquer lugar da planilha e arraste de modo que fique do tamanho de uma célula ou um pouquinho maior. (você pode redimensionar depois e mover para o local desejado). Clique sobre a caixa de combinação com o botão direito do mouse, quando exibir o menu, clique em Formatar controle ao exibir a caixa de diálogo, clique na guia Controle.

Na opção Intervalo de entrada posicione o cursor e selecione o intervalo "B10" a "B21" da tabela, empregados, que você criou.

Na opção Vinculo da célula selecione "b2", onde você vai digitar o número do registro para obter os dados do funcionário.

Na opção Linhas suspensas deixe o número 8 que é o padrão, e a opção sombreamento 3D é opcional, deixe em branco e clique OK para finalizar.

Clique fora da caixa de combinação para que suas configurações tenham efeito e depois selecione um nome de dentro da caixa de combinação. Repare que quando você passa o mouse sobre a caixa de combinação o cursor fica no formato de "mão" aí é só clicar na setinha e selecionar um nome para ver a mudança automática dos dados.

Consulte também as fórmulas PROC e PROCH.

Veja como ficou esta planilha.

imagem PROCV

Figura [6]


Esta apostila é grátis. Pode ser estudada online, ou impressa, para uso pessoal. É proibida a reprodução total e ou parcial, para comercialização.